行政書士事務所 開業時のアイデアはチャットワークにメモを取る
行政書士の開業に必要な準備についてこのブログでは連載しています。
前回は行政書士事務所を開業するため資金調達の話をしましたが、今回は再びツールの準備に戻ります。
このブログの記事の通り開業準備をしていくと、スマートフォンとパソコンは手元にあるはずです。
行政書士の仕事に限らず、最近ではどんな仕事をするにもクラウドの活用はかかせません。
行政書士の業務に活用できるクラウドサービスはいくつもありますが、中でも必須なのはチャットワークです。
チャットワークは、クラウド上で複数人とメッセージのやりとりやファイルの共有ができるグループウェアです。
チャットワークは複数人で使用することを前提に作られていますが、1人で準備しているときにもメモ帳として大活躍します。
チャットワークの使い方に慣れるためにも、早速アカウントを取得しましょう。
チャットワークのアカウントは無料で作成できます。
無料のアカウントには機能の制限がありますが、はじめのうちは無料プランで十分です。
ちなみに実際に行政書士の業務をスタートさせると、たとえ1人で業務をしていくにしても、有料プランのほうが断然効率的です。
私は本業の事務所を創業する際には、最初からパーソナル(有料)プランを申し込んでいました。そして事務所の人数が増えるにしたがって、現在はビジネスプラン(有料)に移行しています。
有料プランの活用方法は改めて解説するとして、チャットワークのアカウントを開設したら、今後は開業までに準備することのメモはチャットワークに残していきましょう。
チャットワークには初期設定で「マイチャット」というメモ用のチャットがあります。
マイチャットは、思いついたことを何でもメモする用です。
それに対して、テーマごとに最初から分けられる話題は、グループチャットを作りましょう。
例えば、行政書士事務所を開業するにあたってお金周りの準備は必須ですから、まずは、
・財務・会計・経理
をテーマにしたグループチャットを作り、以後このテーマのメモはこちらに残します。
また、行政書士登録や事務所契約、開業時に揃えるツール・アイテムの購入については、
・総務
をテーマにしたグループチャットを作り、こちらにメモをしていきます。
あるいは、実際の行政書士業務についての準備や、セールス・マーケティングについてのアイデアを書き留めてために、
・業務
・セールス(営業)
・マーケティング(集客)
のグループチャットも必要でしょう。
さらに、行政書士事務所としての組織化を考えているなら、
・組織化
のグループチャットも作って、採用や人材教育のアイデアはこちらに書き留めていきます。
最後に、自分自身が行政書士として、行政書士事務所の所長としてのリーダーシップを発揮するには、
・経営
についても、勉強したこと、これから勉強すべきことを整理していく必要があります。
このように、テーマごとにメモを残しておくことで、
「あのメモ、どこに書いたっけ?」
と、メモを探す時間を省くことができます。自分が書いたメモを探す時間を短縮することは、仕事の効率化に直結することは言うまでもありません。
上記でリストアップしたテーマだけでも、
・財務・会計・経理
・総務
・業務
・セールス(営業)
・マーケティング(集客)
・組織化
・経営
と、7つのグループチャットを作ります。
この中で例えば「業務」についてのグループチャットは、自分が行政書士として取り扱う(予定の)業務分野が明確になるにつれて、
・建設業許可
・入管業務
・風営法
といったように、細分化させていくことになります。
チャットワークの無料プランでは、作成できるグループチャットは14個までです。これが有料プランだと、グループチャットは無制限に作れます。
チャットワークが活用できるシーンは、メモに限られず、グループで使ってこそ威力を発揮します。
最近ではチャットワークでのやりとりを希望されるお客様も増えました。
お客様との連絡はメールよりもチャットワークのほうが断然ラクですし、顧客情報の管理もチャットワークを活用すれば効率化を図れます。
もっとも行政書士事務所の開業準備中は、仲間が他にはいないし、もちろん連絡をとるお客さまもいないのが通常だと思います。
そこでまずはこの記事で紹介したように、最初のうちはテーマごとにメモをとりながら、チャットワークの使い方に慣れていきましょう。
追記：チャットワークと同趣旨(?)でサービス提供されているグループウェアには、例えば、
・トークノート
なんかあります。
このうちサイボウズLiveは、本業の事務所内でも導入も検討したものの、継続使用に耐えられず、現在は使っていません。
一方でトークノートは、まだ使ったことがありません。
私はチャットワークのシンプルな作りと、背景にある思想に共感します。
ただあなたにとってもチャットワークが同様に使いやすいとも限りませんから、行政書士事務所の開業準備をしているときに、複数のグループウェアを試してみることをオススメします。
グループウェアのようなITインフラは、一度導入すると別のサービスに切り替えるのは大変です。
最初は色々と無料プランで試してみて、そのなかで自分が一番使いやすいと思うサービスを選ぶのがいいですね。
追伸：このブログは、下記のメール講座の内容を一部加筆修正して転載したものです。
上記のメール講座では、このブログの内容よりもさらに濃い、生々しい情報を配信しています。
逆に言うと、このブログはメールの内容を「薄めて」転載している、ということです。
行政書士の独立・開業について、「原液」のまま最新の情報を受け取りたい場合は、 下記のリンクから読者登録をして下さいね。登録・購読に費用はかかりません(無料です)。
